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Lexikon – Debitorenmanagement

Debitorenmanagement als Teil des Rechungswesens bezeichnet den buchhalterischen Umgang mit Schuldnern bzw. Kunden und ist Teil des Rechnungswesens. Beide werden aus Sicht der Buchhaltung als Debitoren bezeichnet. Das Debitorenmanagement kann daher auch mit dem Forderungsmanagement in Zusammenhang gebracht werden, beinhaltet aber zusätzlich noch den telefonischen und schriftlichen Kontakt sowie die Bearbeitung von Reklamationen und Gutschriften mit bzw. von einzelnen Kunden. In Bezug auf den Kunden wird das Debitorenmanagement aufgrund seines weiter gefassten Aufgabenspektrums also bereits aktiv, bevor eine Forderung entsteht.

Ziele des Debitorenmanagements

Das oberste Ziel des Debitorenmanagements liegt darin, Forderungsausfälle und Zahlungsverzug so gering wie möglich zu halten, damit die Liquidität des Unternehmens nicht gefährdet wird. In Bezug auf die Gewährung von Zahlungszielen kann das Debitorenmanagement auch mit dem Kreditmanagement in Zusammenhang gebracht bzw. um dessen Aufgabenbereich erweitert werden. Jedes gewährte Zahlungsziel entspricht nämlich vom Prinzip her einem kurzfristigen Kredit. Eine Überschreitung der damit verbundenen Zahlungsfristen soll so von vornherein verhindert werden.

Aufgaben des Debitorenmanagements

Um seine Ziele verfolgen zu können, umfasst das Management zuvorderst das Anlegen und Pflegen von Kunden- bzw. Debitorenkonten, in denen personen- bzw. unternehmensbezogene Daten gesammelt und festgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, bisherige Transaktionen, bevorzugte Zahlungsarten und kundenspezifische Zahlungsmodalitäten. Bevor es zur Annahme eines Auftrags oder einer Lieferung durch das eigene Unternehmen kommt, prüft das Debitorenmanagement die Bonität, also die Kreditwürdigkeit des betreffenden Kunden. Auf diese Weise soll vorab festgestellt werden, ob der Kunde dazu in der Lage ist, seine Forderungen im vertraglich festgelegten Zeitraum zu begleichen. Damit einher geht auch die Prüfung der Vertragsberechtigung, bei der festgestellt wird, ob die Voraussetzungen für einen Vertrag mit dem Debitor tatsächlich erfüllt sind.

Im weiteren Verlauf ist das Debitorenmanagement für die Erstellung und den Versand von Rechnungen und die rechtzeitige Buchung von Zahlungseingängen zuständig. Im Rahmen der Überwachung von Fristen und Fälligkeiten ist es gegebenenfalls das Verschicken von Zahlungserinnerungen und Mahnungen verantwortlich. Darüber hinaus werden aber auch Reklamationen vonseiten des Kunden bearbeitet und bei Bedarf Gutschriften ausgestellt und Wertstellungen festgesetzt.

Langfristig gesehen kann das Debitorenmanagement wichtige Daten rund um das Zahlungsverhalten der Kunden liefern, die sich anschließend statistisch auswerten lassen. Soweit es die Beibringung von Forderungen beim Kunden anbelangt, kann das Debitorenmanagement auch teilweise auf ein Inkassounternehmen ausgelagert werden.

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