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Lexikon – Debitorenbuchhaltung

Die Abteilung Debitorenbuchhaltung ist Bestandteil des Forderungsmanagements eines Unternehmens. Es handelt sich um eine sehr wichtige Abteilung, da hier alle offenen Forderungen gegenüber Lieferung und Leistung der Firma erfasst und verwaltet werden. Man sagt auch die Debitorenbuchhaltung ist die Kundenbuchhaltung im Unternehmen. Offene Forderungen entstehen dann, wenn einem Käufer ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Der Abnehmer einer Ware oder einer Dienstleistung muss die Rechnung in diesem Fall nicht sofort bezahlen, sondern er kann sich einige Tage oder Wochen Zeit lassen.

Unternehmen, die ihren Kunden diese Form von Lieferantenkredit einräumen, müssen genau festhalten, welche offenen Forderungen bestehen und wann mit einem Zahlungseingang zu rechnen ist. Die Größe der Abteilung Debitorenbuchhaltung ist abhängig von der Zahl der Käufer mit Zahlungsziel, von der Konjunktur und von der Struktur der Abnehmer. Aus Kostengründen lagern einige Unternehmen die Debitorenbuchhaltung an einen externen Dienstleister oder an einen Steuerberater aus (Outsourcing).

 

Die Debitorenbuchhaltung bewertet die Kunden

Über neue Kunden sammelt das Debitorenmanagement wichtige Daten und Informationen und wertet sie aus. Dazu zählen Jahresabschlüsse, Bankauskünfte oder Anfragen bei einer Wirtschaftsauskunftei, wie zum Beispiel Schufa oder Creditreform. Bei Bestandskunden fließt auch das bisherige Zahlungsverhalten des Käufers in die Bewertung ein. So kann die Debitorenbuchhaltung für jeden Kunden ein Scoring festlegen und bestimmen, bis zu welcher Summe oder zu welchen Konditionen der Abnehmer einen Lieferantenkredit erhält. Sobald sich Zahlungsschwierigkeiten bei einem Käufer abzeichnen, kann die Debitorenbuchhaltung einen Hinweis an den Vertrieb geben, dass zukünftige Lieferungen nur noch gegen Sofortkasse erfolgen­.

 

Die Debitorenbuchhaltung versendet Mahnungen

Die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung erhalten aus der Buchhaltung regelmäßig aktuelle Debitorenlisten und Saldenlisten. Offene Forderungen gefährden die Liquidität des eigenen Unternehmens. Daher ist die Überwachung der Zahlungstermine ein wichtiger Aspekt in der täglichen Arbeit der Debitorenbuchhaltung. Fakturierte Rechnungen Beträge werden überwacht, damit die Firma rechtzeitig Mahnschreiben versenden kann, falls ein Schuldner nicht fristgemäß bezahlt.

Auch die schriftliche Rückforderung von Waren, die einem Eigentumsvorbehalt unterliegen und die noch nicht bezahlt sind, gehört zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung. Wenn das außergerichtliche Mahnverfahren abgeschlossen ist und der säumige Schuldner noch immer nicht bezahlt hat, übergibt die Debitorenbuchhaltung die offene Forderung an die interne Rechtsabteilung oder an ein externes Inkassounternehmen. Kommt es auch hier zu keiner außergerichtlichen Einigung, wird eine Maßnahme zur gerichtlichen Zwangsvollstreckung eingeleitet.

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