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Lexikon – Außenstände

Viele Unternehmen liefern Waren an ihre Kunden oder erbringen Dienstleistungen mit Rechnungsstellung. Mit dieser wird mit dem Abnehmer ein späterer Zahlungstermin vereinbart. Die Summe aller Forderungen aus diesen Warenlieferungen und Dienstleistungen wird als Außenstände bezeichnet. Das Unternehmen muss darauf achten, seinen Kunden ordnungsgemäße Rechnungen zuzusenden, in denen das Zahlungsziel angegeben ist. Lieferungen gegen Rechnung und mit späterer Bezahlung bergen immer das Risiko, dass der Käufer die Zahlungsfristen nicht einhält oder zahlungsunfähig wird. Daher muss jedes Unternehmen darauf achten, die Zahl der offenen Forderungen so gering wie möglich zu halten. In Kurzform: Außenstände – unbezahlte Rechnungen sind totes Kapital.

 

Außenstände vermindern durch Mahnverfahren

Ein hoher Bestand an Außenständen wirkt sich negativ auf die Liquidität des Lieferanten aus. Daher muss sofort das Mahnverfahren einsetzen, sobald ein Kunde in Zahlungsverzug gerät. Die Überwachung der offenen Zahlungen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Abteilung Forderungsmanagement. Viele Unternehmen übertragen die Überwachung der Zahlungseingänge und die Einleitung des Mahnverfahrens gegen säumige Zahler an externe Inkassounternehmen, die diese Aufgaben gegen eine Gebühr übernehmen. Um die eigene Zahlungsfähigkeit zu stärken und die Eigenkapitalquote zu erhöhen, kann ein Unternehmen seine Außenstände an einen Dritten übertragen. Für aktuelle Forderungen wird dieser Vorgang als Factoring bezeichnet. Für ältere Außenstände, die zum Teil uneinbringlich scheinen, können Inkassounternehmen eingesetzt werden. Der Factor übernimmt die Forderung und zahlt den Rechnungsbetrag abzüglich einer Gebühr an den Lieferanten. Dadurch erhält der Lieferant sofort das Geld aus der offenen Forderung, ohne sich um die Überwachung des Zahlungseingangs oder das Mahnverfahren kümmern zu müssen. Bei einer echten Forderungsabtretung trägt der Factor das Risiko, dass der Schuldner zahlungsunfähig wird. Außenständer werden in der Bilanz eines Unternehmens auf der Aktivseite im Umlaufvermögen ausgewiesen.

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